Wenn nicht genügend Zeit für alles vorhanden ist, dann muß man eine Auswahl treffen, in welcher Reihenfolge etwas getan werden muß.

Dazu ist es nützlich zwischen dringend und wichtig zu unterscheiden. Man kann sich den Unterschied an Hand einer Bombe klar machen. Wichtigkeit entspricht der Größe der Bombe, welchen Schaden sie anrichten kann, wenn sie explodiert. Dringlichkeit ist die Länge der Zündschnur. Dringende Probleme haben eine kurze Zündschnur.

Nicht alles was dringend ist, ist auch wichtig. Es wird zwar oft der Fall sein, dass beides zusammenfällt, aber es wird nicht immer so sein.

Höchste Priorität haben die wichtigen UND dringenden Probleme. Sie werden vorrangig abgearbeitet.

Wenn z.B. ein Feuer ausbricht, dann ist die Löschung des Feuers wichtig und dringend. Alles andere ist in diesem Augenblick ziemlich unwichtig.

Aber die zweite Priorität bekommen die wichtigen Probleme, die noch nicht dringend sind. Dies ist im Widerspruch zum üblichen Verhalten vieler Menschen, die immer nur nach Dringlichkeit optimieren und so die wichtigen Probleme, die erst später dringend werden, vernachlässigen.

Wer z.B. regelmäßig zur Vorsorgeuntersuchung geht (wichtig aber nicht dringend), wird weniger Gefahr laufen, von einer akuten gefährlichen Krankheit überrascht zu werden.

Um die Zeitplanung effizient zu machen, ist die Suche der richtigen Inhalte, die Planung auf Wochenbasis, sowie die frühe Inangriffnahme aller wichtigen Inhalte maßgebend. Dazu gehört auch noch genügend Zeitpuffer. Mindestens 30% der Zeit sollten ungeplant bleiben, damit auch noch Nichtvorhergesehenes nicht alle Planung durcheinanderbringen wird und man immer nur mit Neuplanung beschäftigt ist.

Wer sich um wichtige Aktivitäten früh kümmert, wird weniger dringende UND wichtige Probleme haben. Es lohnt sich das Abarbeiten dieser Probleme in Zeitscheiben zu tun. Zum Beispiel pro Woche eine halbe Stunde dafür anzusetzen.

Ein gut verdienender Manager z.B. setzt pro Quartal einen halben Wochentag an, nur um sich um sein Vermögen zu kümmern. Dieser halbe Tag bringt ihm oft mehr ein als eine Woche harter Arbeit.

Zu den Aktivitäten, die weder wichtig noch dringend sind, gehören meist die Aktivitäten, die einfach Spaß machen und weder direkt zur Produktion, zum Produktionspotential oder zur Effizienz beitragen. Ein gewisses Maß davon wird man sich in ruhigen Zeiten durchaus gönnen.

Einige Tipps zum Schluß: Keine Spiele auf den Rechnern aller Art! Kein Fernsehen, ohne vorher ins Programm geschaut zu haben. Internetsurfen nur mit Suchliste. Vorsicht bei Social Webs. Keine Übertreibungen und Extreme, sei es nun z.B. beim Planen oder bei der Sauberkeit! "Easy does it", wie die Amerikaner zu sagen pflegen.

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2013 Dr. Otto Buchegger Tübingen

 

 

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