Der Kalender ist das zentrale Hilfsmittel zur Zeit- und Terminplanung. Es gibt je nach Geschmack oder Arbeitsumgebungen viele Varianten davon. Die Erfahrung zeigt, dass jedes Zeitplansystem nur so gut ist, wie die Benützung durch den Anwender, egal wie hoch der Preis ist.

Man muß einfach ausprobieren, womit man glücklich wird und sich mit KollegInnen austauschen, was wirklich praktisch ist. Wichtig ist, dass ALLE Termine in EINEM Kalender sind. über den perfekten Kalender läßt sich trefflich streiten, weil jeder einen anderen anstreben wird! So wie die Landkarte hilft, eine Reise zu planen, so hilft der ideale Kalender die Reise durch die Zeit zu planen. Jeder Kalender braucht einen Informationsteil (was ist los an diesem Tag) und einen Aktionsteil (was muß ich tun an diesem Tag).

Der Kalender sollte immer nur als Planungshilfsmittel angesehen werden. Viele Menschen fangen an, sich von ihm - ganz mechanisch - bestimmen zu lassen. Besonders zu feine, vorgegebene Zeitraster verführen zum überplanen. Hier sollte man sich die Freiheit bewahren und nicht zu fein planen, damit man sich nicht zu viel vornimmt.

Der ideale Kalender trägt alle relevanten externen Termine automatisch ein, von den Terminen der Müllabfuhr bis zu den Sendezeiten interessanter Sendungen im Fernsehen oder Radio und erinnert mich an wichtige Termine durch ein Signal.

Wer stark von Zyklen abhängig ist (Menstruation bei Frauen) trägt sich auch diese Termine im Voraus ein. Sie helfen besonders günstige oder auch ungünstige Tage für spezielle Termine zu finden.

Wesentlich komplizierter werden Terminkalender für Gruppen. Die Nato z.B. beschäftigte früher ganze Abteilungen, nur um die Termine ihrer Führungskräfte zu koordinieren. Hier kann man sich nur durch ausgereifte Software etwas weiterhelfen. Und man kann Routine-Meetings festlegen, die zum festen Zeitpunkt und mit definierter Teilnehmerschaft stattfinden. Aber selbst dann werden in einer sich ständig und rasch ändernden Welt Termin- und Abstimmungsprobleme weiter bestehen bleiben.

Es gäbe viel zu überlegen, wie der perfekte Kalender sein sollte. Letztlich wird er die meisten Eigenschaften eines perfekten Sekretärs haben.

Zum Schluß wiederhole ich noch einen einfachen Tip, den man mit jedem Zeitplanungssystem durchführen kann. Für jede Ressource, die man nur gelegentlich nutzen kann, eine Merk-Liste einfügen. Wer z.B. nur gelegentlich im Internet Surfen kann, dem hilft diese Surf-Liste dann am Computer die Arbeiten, die man sich notiert hat, durchzuführen. Wer dies nicht macht, sitzt sonst ziemlich planlos vor dem Rechner und wird vieles vergessen haben. Oder wer gelegentlich nach USA kommt, schreibt seine Ideen und Kaufwünsche in eine USA -Liste. Wenn er dann dort ist, wird er nichts mehr vergessen und z.B. Produkte erwerben, die er in Deutschland nicht bekommt.

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2013 Dr. Otto Buchegger Tübingen

 

 

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