- Ordnung für das geistige Arbeiten
Jeder geistige Arbeiter braucht eine bestimmte Ordnung, um seine Arbeit machen zu können. Grundvoraussetzung dazu ist immer etwas Platz. Mit weniger als 4 qm Bodenfläche z.B. wird niemand Ordnung finden können, auch wenn sein Arbeitsplatz mobil ist und sich schon alle Daten in der Cloud befinden sollten.
Das wichtigste Ordungsprinzip ist ein regelmäßiges Backup aller Rechner (Smartphone nicht vergessen!) auf einer Festplatte, die an einem feuersicheren Platz, am besten in einem Bankschließfach, ist. Hat man dazu keine Möglichkeit, dann sollte sie zumindest nicht im gleichen Raum wie die Rechner sein.
Für die immer noch notwendige Papierablage genügen:
2-Loch Ordner, mit Indexblättern (mit Zahlen, vorne im Ordner das übersichtsblatt)
Ein Ordnungssystem, mit
- Wenigen Grundkategorien (Geschäftsprozesse, Archiv, Menschen, Projekte, = GAMP)
- Themenliste (für jede Kategorie, alphabetisch)
- Datum (z.B. Jahr, Monat, Woche)
Einige Ordner wird jedermann/frau brauchen, hier eine Checkliste:
- Wichtige Dokumente (Originale in Plastikhüllen, Papierkopien anbei)
- Adressen, Verteiler, Kontakte, am besten neben dem Telefonbuch, DIN A4 auch hier!
- Alles, was mit Geld zu tun hat: Versicherungen, Gehaltszettel, Zertifikate, (am besten natürlich die Originale im Schließfach und im Ordner nur Kopien)
- Image - Ordner, das Dossier über mich selbst
- Tageskopien (d.s. Kopien von meinen Briefen, Bestellungen, Aufträge u.a.m.,) geordnet nach Datum, d.h. das Neueste einfach oben draufgelegt.
- Garantiescheine und Gebrauchsanleitungen, immer mit Datum und Rechnung versehen
- Steuerunterlagen und Steuerbescheide
Zur Postbearbeitung gibt es die effiziente Vorgangsweise:
- Post nur aufmachen, wenn man wirklich Zeit für die Bearbeitung hat, andernfalls vorerst liegen lassen!
- Ablegen, oder
- Sofort bearbeiten, oder sofort
- Wegwerfen, am besten in eine Papierkiste, die über mehrere Tage nicht entleert wird. Im Notfall kann ich dann immer noch Unterlagen aus der Kiste holen.
Auch für die Terminverfolgung bedarf es eines Systems. Dazu dient am besten der Kalender.
Eine sehr nützliche Sache ist das Minibüro in der Geldbörse. Ein Stift (am besten die Mine eines Kugelschreibers) hat in jeder Börse Platz, ebenso einige Visitenkarten. Alles andere passt gut auf das Smartphone.
Gesundheitsbuch
Ein DIN A6 Heft, mit eingeklebtem Impfpass (beim Arzt oder Gesundheitsamt gratis erhältlich). Eingetragen werden alle größeren Krankheiten, alle Operationen und Krankenhausaufenthalte, alle Impfungen, Daten zu Dauermedikamenten (Dosierung, Beginn der Einnahme), wichtige Körper-Daten (z.B. Brillenstärke). Wer will, kann darin auch noch wesentliche Krankheiten und Schwachstellen seiner Eltern eintragen. Aufbewahrt wird das Gesundheitsbuch in einem verschließbaren Schrank.
Joy-Book, Freudenbuch
Das ist bei mir ein dickes, schön gebundenes DIN A6 Buch, das immer neben meinem Fernsehsessel liegt und das auch jedem Urlaub dabei ist. Freuden, die mir unterwegs begegnen trage ich in mein Notizbuch ein und übertrage sie ins Joybook. Im Joybook sind auch Zeichnungen, eingeklebte Gedichte, Eintrittskarten und anderes, das mich an Freude erinnert.
Wünsche, die ich mir dann erfüllt habe, werden mit Datum im Joybook abgehakt.
Das Joy-Book enthält damit sowohl gewünschte, wie auch erfüllte Freuden. Es ist so etwas wie ein Tagebuch, aber ohne die negativen Aspekte. Wie ich aus Gesprächen weiß, hat es damit bei vielen Menschen eine große therapeutische Wirkung und das bei ganz geringem Aufwand.
Meine jüngeren Studenten fanden das Joy-Book lächerlich. Andererseits weiß ich von meiner Server-Statistik, dass mein Joy-Book im Internet ein Bestseller wurde. Wahrscheinlich muß man erst einige Krisen durchmachen, um dessen Sinn zu verstehen.
Taschen
Menschen mit vielseitigen Interessen empfehle ich, für jedes Hobby, jeden Kurs, jede Aufgabe eine eigene Tasche mit den dafür notwendigen Inhalten bereitzuhalten. Solange man diese Taschenaufteilung nicht übertreibt, ist sie eine schnelle und einfache Methode, immer alles notwendige dabeizuhaben, ohne groß darüber nachdenken zu müssen.
Wenn die Taschen unterschiedlich ausschauen ist auch die Verwechslungsgefahr gering. Muss der Inhalt ausgetauscht werden, z. B. bei Sporttaschen, deren Inhalt gewaschen werden muss, muss dies sofort beim Eintreffen zu Hause geschehen, sonst gibt es auch mit den Taschen Chaos.
TODO Liste
Immer noch praktisch ist das Format der Flugscheine (früher Lochkarten). Da es schmal und lang ist, kann man es leicht in Hemd- oder Brieftaschen unterbringen, der etwas steife Karton macht es einfach zum Beschreiben und Raus- und Reinschieben. Und ältere Menschen verbinden angenehme Erinnerung an ihre Jugend damit.
Wichtig ist, dass man wirklich mit Routine und regelmäßig diese Arbeits- und Ordnungssysteme nutzt. Nur dann werden diese stets verbessert und den sich verändernden Bedürfnissen angepaßt. Nötig ist, dass man auch bereit ist, Geld dafür auszugeben. Dieses Geld ist aber eine gute Investition. Man darf sich bei den Utensilien auch etwas Luxus leisten, es macht einfach mehr Spaß, mit hochwertigem Gerät zu arbeiten.
Nachdem ich viele Jahre Vorträge zu diesem Thema gehalten halte, hat sich neben der Datensicherung als wichtigstes Ordnungsprinzip das Aufschreiben herausgestellt. Wer sich früh darin übt, die zu erledigenden Tätigkeiten sich nicht merken zu wollen, sondern sie sich - mit System - aufzuschreiben, wird - bis ins hohe Alter - viel dabei gewinnen. Aufpassen muss man aber, dass man sich nicht überorganisiert. Ordnung ist kein Selbstzweck, sondern nur ein Hilfsmittel!
2013
Dr. Otto Buchegger Tübingen
Vielen Dank, jede Bestellung über Amazon unterstützt die Praxilogie
